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Les frais professionnels sont des dépenses qui sont engagées pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Les frais suivants peuvent être sous certaines conditions des frais professionnels : frais de repas, frais de transports domicile-lieu de travail, frais de transports pour déplacement professionnel, frais de grand déplacement, frais de mobilité professionnelle, frais de télétravail, frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) … Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l’employeur. Le remboursement pourra se faire soit au réel sur présentation de justificatifs, soit sous forme d’allocations forfaitaires. Définition des frais professionnelsFrais professionnels en droit du travailLe Code du Travail est quasiment muet en matière de frais professionnels. C’est la jurisprudence qui a délimité, d’une part la notion de frais professionnels, et d’autre part les conditions de prise en charge de ces frais par l’employeur. Frais professionnels définis par la jurisprudenceSelon la jurisprudence, les frais professionnels sont les dépenses exposées par le salarié et inhérentes à son emploi, c’est-à-dire découlant des conditions d’exécution de son travail et lui imposant donc une charge supérieure à celle liée à la vie courante. Il s’agit donc des frais que le salarié a engagés pour accomplir sa mission dans l’entreprise. Ainsi selon cette définition les frais suivants peuvent être sous certaines conditions des frais professionnels :
Obligation de remboursement des frais professionnels par l’employeurPrincipe : remboursement obligatoireLe droit du travail prévoit que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération. Le contrat de travail peut cependant prévoir que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d’une somme forfaitaire fixée à l’avance, ce qui dans les faits ne fait pas obstacle au principe de remboursement puisque la somme forfaitaire doit couvrir les frais engagés par le salarié. En pratique le contrat de travail doit alors prévoir précisément la somme forfaitaire représentant les frais professionnels. Exemple Si le salarié est payé sous forme de commissions, salarié VRP notamment, son contrat de travail doit indiquer la part des commissions représentant le salaire et la part des commissions représentant les frais professionnels. Si le contrat se contente de prévoir sans autres précisions, le versement de commissions « exclusives de tout remboursement de frais », alors le salarié est en droit de demander le remboursement de ses frais professionnels. Jurisprudence : cass. soc. 10-11-2004 n° 02-41881 La clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est nulle ! Jurisprudence : cass. soc. 25-03-2010 n° 08-43156 Modalités de remboursementIl existe 2 possibilités pour l’employeur de procéder au remboursement des frais professionnels : au réel ou au forfait. Remboursement au réelLe remboursement des dépenses se fera sur la base des sommes réellement dépensées par le salarié, cette indemnisation se fera donc sur présentation de justificatifs. Dans les cas suivants, le remboursement des frais professionnels doit obligatoirement se faire sur la base des dépenses réellement engagées :
Remboursement sous forme d’allocations forfaitairesLe remboursement des dépenses se fera par le versement d’allocations forfaitaires. Dans ce cas, le remboursement des frais est dû sans présentation de justificatif. Dans les cas suivants l’employeur peut indemniser le salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires :
Absence de dispositions sur le remboursement des frais = remboursement au réelA défaut de disposition dans la convention collective ou dans le contrat de travail relative à la prise en charge des frais professionnels, l’employeur ne peut fixer unilatéralement les remboursements des frais de déplacement à un montant inférieur à leur coût réel. Dans ce cas, le salarié pourrait demander un complément de remboursement des frais. Jurisprudence : cass. soc. 23-09-2009 n° 07-44477 Délai pour se faire rembourser des frais professionnelsUn salarié dispose de 3 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels afin de se les faire rembourser. Code du travail : Art. L. 3245-1 Cependant un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour leur remboursement (il peut par exemple fixer un délai de 2 mois), ainsi il ne sera pas obligé de rembourser les frais pour lesquels le salarié n’a pas respecté ce délai. Jurisprudence : cass. soc. 30-06-2010 n° 08-42836 Frais professionnel repasLes frais engagés par un salarié afin de manger à l’heure habituelle du déjeuner sont des frais professionnels s’ils répondent à certaines conditions. Les frais de repas en cas de déplacementLorsqu’un salarié en déplacement professionnel ne peut regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, il peut être contraint de prendre son repas soit :
Dans ces 2 cas, il s’agit de frais professionnels qui doivent être remboursés au salarié soit au réel sur présentation de justificatif soit par le biais d’allocations forfaitaires. Les frais de repas pris sur le lieu de travailL’employeur doit rembourser des frais professionnels au salarié qui est obligé de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d’organisation de travail. Il en est ainsi lorsque le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise. Le travail en équipe, le travail posté, le travail continu, le travail en horaire décalé et le travail de nuit répondent à cette exigence. Indemnités de casse-croute et paniers repasLes indemnités de casse-croûte ou autres paniers repas versées en application d’une convention collective font office d’indemnités de restauration. Frais de transport et frais de déplacementFrais de transport domicile-lieu de travail : prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement aux transports en communLes frais de transports domicile-lieu de travail ne sont normalement pas pris en charge par l’employeur sauf si le déplacement est effectué en transports en commun dans les conditions suivantes. Les employeurs ont l’obligation de prendre en charge une partie du prix des titres d’abonnements souscrits par leurs salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. Salariés bénéficiairesLes salariés qui bénéficient de l’obligation de prise en charge sont ceux qui utilisent des transports publics de personnes ou des services publics de location de vélos pour effectuer le trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, et qui souscrivent de ce fait un ou plusieurs titres d’abonnements. Les apprentis bénéficient également de l’obligation de prise en charge de leurs frais de transport. Titres de transports concernés par la prise en chargeL’employeur doit prendre en charge les titres suivants souscrits par les salariés :
Montant de la prise en chargeLa prise en charge obligatoire par l’employeur des titres d’abonnement est de 50 % du coût des titres sur la base des tarifs de 2e classe. Cette base de remboursement s’applique y compris pour le salarié qui souscrit un abonnement de première classe. La prise en charge s’applique au titre de transport permettant au salarié d’accomplir son trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court. Modalités de la prise en chargeL’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation. La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié. Code du travail :Art. L. 3261-2, Art. R. 3261-1 à R. 3261-10 Salarié absent dans le moisEn cas d’absence du salarié pour cause d’arrêt de travail pour maladie, de prise de congés payés …, la prise en charge s’effectue sans abattement pour les jours non travaillés, si le titre de transport a été utilisé au moins une fois dans le mois pour le trajet domicile-lieu de travail. A l’inverse, si le salarié n’a pas effectué au moins un trajet entre son domicile et son lieu de travail au cours du mois, il n’y a pas de prise en charge. Mention des frais de transport sur le bulletin de paieLe montant de la participation de l’employeur aux frais de transports publics doit figurer sur le bulletin de paye. L’absence de cette mention est passible de l’amende prévue pour les contraventions de la 3eme classe. Frais de transport en cas de déplacement professionnelLorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins de déplacement professionnel, l’employeur doit lui rembourser ses frais réellement exposés (sur présentation de justificatifs) ou lui verser une indemnité kilométrique forfaitaire. A voir : Barème indemnités kilométriques Urssaf Grands déplacementsIl y a grand déplacement lorsque le salarié réalise une mission professionnelle qui l’empêche de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de l’éloignement de son lieu de travail, il est alors obliger d’engager des dépenses supplémentaires de nourriture et de logement (double résidence). Le grand déplacement est présumé lorsque 2 conditions sont simultanément réunies :
L’employeur devra alors lui rembourser ses frais professionnels sous forme d’indemnités de grand déplacement destinées à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel. Ce remboursement de frais ce fera soit au réel sur présentation de justificatifs soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Frais de mobilité professionnelleDéfinition de la mobilité professionnelleLa mobilité professionnelle est la modification du lieu de résidence du salarié lié à un changement de poste de travail du salarié sur un autre lieu de travail. Le salarié est présumé être dans cette situation de mobilité professionnelle lorsque la distance séparant l’ancien logement du nouveau lieu de travail doit être au moins égale à 50km et entraîne un temps de trajet aller ou retour au moins égal à 1h30. Néanmoins, lorsque le critère de distance n’est pas rempli, la condition du trajet aller doit, quel que soit le mode de transport, être au moins égal à 1h30. Ce changement peut faire suite soit :
Dépenses visées par la mobilité professionnelleSont des frais de mobilité professionnelle :
Frais de télétravailDéfinition du télétravailEn droit du travail, les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des frais professionnels. Frais concernésFrais fixesIl s’agit des frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel :
Frais variablesIl s’agit des frais liés au chauffage, à la climatisation, à l’électricité. Frais liés à l’adaptation d’un local spécifiqueIl s’agit des frais liés :
Frais de matériels et de consommablesIl s’agit des frais informatiques, de connexion, de mobiliers ou de fournitures diverses. Exemple Bureau, lampe de bureau, imprimante, ordinateur portable, modem, ramettes papier, cartouches encre … Le télétravail : Définition, mise en place, obligation employeur, période d’adaptation et fin du télétravail … Frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)Définition des NTICLes frais engagés par le salarié à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) qu’il possède, sont considérés comme des frais professionnels. Frais concernésCela concerne :
Frais professionnels, charges sociales et bulletin de paieLes frais professionnels et les charges socialesLes frais professionnels sont nets de charges, c’est-à-dire que leurs montants sont exonérés de charges Urssaf, CSG, CRDS, assurance chômage et retraite complémentaire. Les frais ne sont pas exonérés lorsque le salarié bénéficie déjà d’un abattement pour frais professionnels, cela peu notamment concerner les salariés du bâtiment, les VRP, … Cependant, les indemnités de grand déplacement ne sont pas soumis à charges même en présence d’un abattement pour frais professionnels. Exemple Un ouvrier du bâtiment a opté pour l’abattement pour frais professionnel de 10%, il mange chaque jour sur les chantiers, son employeur lui paie donc des paniers repas, ces paniers repas seront soumis à charges sociales. Ce même ouvrier a dormi à l’hôtel pendant 1 semaine en raison d’un chantier éloigné, son employeur lui verse donc des indemnités de grands déplacement, ces dernières ne seront pas soumises à charges malgré l’abattement. En savoir + sur les frais professionnels en matière de cotisations sociales : Urssaf.fr Les frais professionnels et le bulletin de paieSelon le code du travail, les sommes perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées sur le bulletin de paie. Code du travail : Art. R. 3243-1 A voir aussi
Cet article vous a plu ? Notez le ! EstL'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions.
EstPlus concrètement, votre participation est obligatoire à condition que le salarié possède l'un des titres suivants : une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public.
Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme : d'un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ; d'un versement d'allocations forfaitaires ; de l'application d'une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n'étant ouverte qu'à certaines professions.
Comment indemniser les frais de déplacement ?Remboursement des frais de déplacement
L'employeur est tenu de lui rembourser ces frais sur présentation des justificatifs d'après leur valeur réelle. Ainsi, le salarié peut obtenir le remboursement du paiement de son billet de train ou d'avion, de sa location de voiture et de la réservation de nuits d'hôtel.
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Mon employeur ne me rembourse pas mes frais de transport
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