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L’employeur qui envisage de licencier un salarié doit le convoquer à un entretien préalable pour l'informer des motifs de cette mesure et recueillir ses explications.
Précision : l'appréciation de la présence de représentants du personnel doit se faire au niveau de l'entreprise (ou de l’unité économique et sociale) et non de l'établissement.
Convocation à un entretien préalable au licenciement – entreprise avec représentants du personnel
La société
Dénomination : …
Siège social : …
N° SIRET : ….
N°APE : …
N° URSSAF : …
Représentée par : M. … (nom, prénom et qualité de la personne qui représente la société)
à M. « Nom et prénom du salarié »
« Adresse »
A …, le …
Objet : convocation à un entretien préalable en vue d'un licenciement
Lettre recommandée avec accusé de réception
ou lettre remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date de remise
À noter : si le licenciement est envisagé pour un motif disciplinaire cette convocation doit alors être envoyée au plus tard dans les 2 mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits qu’il reproche au salarié. Sinon, aucun délai n’est en principe imposé.
M. « Nom du salarié »,
Nous vous informons que nous sommes amenés à envisager à votre égard une mesure de licenciement, pouvant aller jusqu'à un licenciement pour faute.
Attention : à ce stade, seul le projet de licenciement doit être évoqué. La décision finale ne doit pas encore être prise. En effet, au moment de la convocation, l’employeur n’est pas censé savoir quelle sera la nature du licenciement, fautif ou non, et, s'il est disciplinaire, le degré de gravité de la faute.
Conformément aux articles L 1232-2 à L 1232-4 du Code du travail et afin de recueillir vos explications, nous vous prions de bien vouloir vous présenter le............ (préciser la date), à ....... (préciser l’heure) heures, à …….. (préciser le lieu), pour un entretien avec M. ....... (préciser le nom de la personne qui recevra le salarié) sur cette éventuelle mesure.
Important : le délai à respecter entre la date de réception de la convocation par le salarié (soit la date de première présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception, soit la date de remise en mains propres, étant précisé que le jour de la remise est exclu) et la date de l'entretien préalable est de 5 jours ouvrables minimum.
Lors de cet entretien, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant obligatoirement au personnel de l’entreprise.
À savoir : la possibilité offerte au salarié d’être assisté doit toujours être précisée. À défaut, la procédure est irrégulière, même si par la suite le salarié a été assisté pendant l’entretien.
Veuillez agréer, M ..., l'expression de nos sentiments distingués.
« Signature »
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L’employeur qui envisage de licencier un salarié ne peut pas le faire directement. Il doit en effet respecter plusieurs étapes.
La première étape de la procédure de licenciement est la convocation du salarié à un entretien préalable. L’employeur doit alors lui faire parvenir une lettre de convocation qui devra respecter des règles de forme et de fond.
L’employeur doit respecter la procédure de licenciement sous peine d’irrégularité donnant lieu à des sanctions civiles ou pénales.
Modèle de lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement
L’employeur doit rédiger la lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement avec minutie. En effet, il est important d’éviter tout type d’irrégularité. Certaines irrégularités peuvent mener au vice de procédure. Ainsi, c’est toute la procédure de licenciement qui serait remise en cause.
Afin de ne pas avoir à s’inquiéter de cela, l’employeur peut utiliser un modèle de lettre. Nous proposons ci-dessous un modèle conforme aux règles légales. L’emploi de ce modèle permettra à l’employeur de s’assurer que toutes les mentions obligatoires soient bien incluses.
Modèle de lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement
Qu’est-ce qu’un entretien préalable ?
La procédure de licenciement vise à organiser un dialogue entre l’employeur et le salarié. En ce sens, elle ne devrait pas systématiquement aboutir à un licenciement.
Notamment, la phase de l’entretien préalable permet d’engager une discussion entre les parties. L’employeur va exposer les faits reprochés au salarié et les raisons pour lesquelles il envisage de le licencier. De son côté, le salarié peut apporter des explications.
Au cours de cet entretien, les parties peuvent trouver des solutions sans qu’il soit nécessaire de procéder au licenciement.
À noter : L’entretien préalable est obligatoire quel que soit le motif de licenciement envisagé. Par ailleurs, ni la taille de l’entreprise, ni l’ancienneté du salarié, n’ont d’influence sur l’obligation de convoquer le salarié.
Toutefois, l’entretien préalable est avant tout mis en place en faveur du salarié. En effet, le salarié représente la partie faible en raison du lien de subordination qui le lie avec son employeur.
Bon à savoir : L’employeur doit obligatoirement convoquer le salarié mais ce dernier n’est pas obligé de se présenter à l’entretien. L’absence du salarié à l’entretien préalable ne constitue pas une faute. Il ne constitue pas non plus un motif de licenciement. Enfin, son absence n’empêche en rien la poursuite de la procédure de licenciement.
Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans la lettre de convocation ?
La convocation à l’entretien préalable au licenciement se fait uniquement à l’écrit, par le biais d’une lettre. De ce fait, l’employeur ne peut réaliser aucun entretien informel. Il ne peut pas non plus convoquer le salarié en l’avertissant oralement.
Par ailleurs, la lettre de convocation à l’entretien préalable doit également respecter des règles de fond.
S’agissant de son contenu, elle doit obligatoirement mentionner :
- L’objet de l’entretien ;
- La date, l’heure et le lieu de l’entretien ;
- L’information du salarié quant à son droit de se faire assister lors de l’entretien. Il peut être assisté par un autre salarié, par un conseiller du salarié ou par un représentant du personnel.
Ces trois éléments permettent au salarié d’être parfaitement informé.
Attention : La lettre de convocation n’indique qu’un projet de licenciement. La décision finale ne sera prise qu’à l’issue de cet entretien.
Quels sont les délais d’envoi de la lettre de convocation à l’entretien préalable ?
L’employeur doit respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la remise de la lettre de convocation et la date de l’entretien.
L’employeur ne doit pas inclure la date de présentation de la lettre et la date d’entretien dans le calcul du délai. De plus, lorsque le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, celui-ci se prolonge jusqu’au jour ouvrable suivant.
En plus des règles de forme et de fond, l’employeur doit respecter un mode d’envoi. En effet, il ne peut envoyer la lettre de convocation que par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.
Il est également admis de recourir à la remise de la lettre au salarié par voie d’huissier.
Que se passe-t-il après l’entretien préalable au licenciement ?
Peu importe le motif de licenciement invoqué par l’employeur, ce dernier doit prendre une décision à l’issue de l’entretien préalable. Il peut :
- Stopper la procédure de licenciement et poursuivre le contrat de travail du salarié ;
- Poursuivre la procédure et licencier le salarié.
Souvent, l’entretien préalable se solde par une décision définitive de licenciement. Dans ce cas, l’employeur doit respecter un délai pour notifier le licenciement au salarié.
Le délai à respecter va dépendre du motif de licenciement. Par exemple, dans le cadre d’un licenciement pour motif personnel, l’employeur doit respecter un délai minimum de 2 jours ouvrables entre la date de l’entretien et l’envoi du courrier de licenciement.
En revanche, dans le cadre d’un licenciement économique, le délai va dépendre de l’effectif de l’entreprise et du nombre de salariés licenciés pour motif économique sur une même période de 30 jours.
🔎 Zoom : Rédigez votre lettre de licenciement à l’aide de notre modèle en ligne ! Vous pouvez adapter ce modèle en fonction de votre situation. Il vous suffit de le compléter en ligne en quelques minutes. Ainsi, vous vous assurez d’avoir un document conforme à la réglementation en vigueur. Il ne vous reste plus qu’à le télécharger et à l’imprimer.
Malgré la notification de licenciement au salarié, le contrat de travail ne s’arrête pas immédiatement. Le salarié devra nécessairement exécuter son préavis, sauf cas exceptionnels. Il poursuivra donc son contrat dans les conditions habituelles, jusqu’à l’arrivée au terme du préavis.
FAQ
Quelles sont les mentions obligatoires dans la lettre de convocation à un entretien préalable ?
La lettre de convocation doit impérativement contenir l'objet de la convocation (projet de licenciement), la date, l'heure et le lieu de l'entretien et l'information portant sur le droit d'être assisté à l'entretien.
Comment convoquer un salarié à un entretien ?
L'employeur doit convoquer le salarié par courrier. Il doit rédiger une lettre qu'il peut envoyer par recommandé avec accusé de réception ou remettre en main propre au salarié contre décharge. Il peut également transmettre le courrier par voie d'huissier.
Comment écrire une lettre de convocation ?
La lettre de convocation doit simplement comporter toutes les mentions obligatoires imposées par la réglementation en vigueur. Quant à la présentation ou aux formulations à adopter, il est possible de se référer à notre modèle de lettre de convocation partagé ci-dessus.
Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris
Dernière mise à jour le 01/08/2022